Työyhteisöviestintä solmussa? Viisi vinkkiä parempaan työyhteisöviestintään

Onko yrityksesi työyhteisöviestintä vuorovaikutusta vai yksinpuhelua? Lue viisi vinkkiä etätyön johtamiseen ja työyhteisöviestinnän sujuvoittamiseen.

Mitä tiimillesi ja kollegoillesi kuuluu?

Usein syyllinen on viestintäkanava – tai niiden runsaus

Jumittaako työyhteisöviestintä? Miksi tieto ei kulje, eikä yhteistä henkeä tahdo syntyä?

Ongelma ei välttämättä ole se, etteivätkö viestit kiinnostaisi henkilöstöäsi.

Viestien sisältö saattaa vain olla muun työn ohella hankalasti saatavilla. Tai sitten viestejä tulee liikaa eri sovelluksista. Mitä voit tehdä työyhteisöviestinnän sujuvoittamiseksi?

Keräsimme viisi vinkkiä etätyön johtamiseen ja työyhteisöviestintään etänä.

Herättääkö jokin vinkeistä ajatuksia siitä, millaisia parannuksia voisit tehdä jo heti tänään?

1. Varmista, että tärkeät viestit huomataan

Digitalisaatio helpottaa työtä, mutta sillä on myös lieveilmiönsä. Henkilöstölle tulvii viesti-ilmoituksia useasta sovelluksesta, ja tärkeät viestit voivat jäädä huomaamatta.

Tärkeimmät viestit kannattaa aina otsikoida selkeästi ja pitää sisältö ytimekkäänä. Visualisointi auttaa myös ihmisiä sisäistämään nopeasti asian, kun aiheeseen ei ole aikaa syventyä.

Tower Median cNow-viestintäsovellus priorisoi ja nostaa tärkeitä viestejä eri järjestelmistä työpisteille ja työpuhelimiin. Kaikki viestit voi lukea yhdestä sovelluksesta.

2. Älä kuormita ihmisiä turhilla viesteillä

Täytyykö kaikkien olla mukana sähköpostiketjussa? Viestejä ei kannata välittää pitkälle osoitelistalle vain siksi, että haluat jokaisen projektin kanssa tekemisissä olleen olevan koko ajan tietoinen siitä, miten projekti etenee.

Tutkimusten mukaan jopa 60 % saapuvista sähköposteista koetaan epäolennaisina, mikä heikentää jaksamista ja työmotivaatiota. Kohdenna viestit vain niille ihmisille, joita asia koskee, ja suodata heille vain heitä koskevaa tietoa.

Myös ajoituksella on merkitystä. Mieti, onko vastaanottajalla mahdollisuus reagoida lähettämääsi viestiin juuri nyt. Jos viesti saapuu huonoon aikaan, se voi jäädä kiireisempien asioiden alle ja unohtua kokonaan.

3. Pidä yllä yrityksen kulttuuria jatkuvalla viestinnällä

Tiedote tai uutiskirje silloin tällöin ei vielä täytä onnistuneen työyhteisöviestinnän tunnusmerkkejä. Jotta viestintä ei olisi vain lukuja ja graafeja, muistuta säännöllisesti, mitä tiimiltäsi odotetaan aivan konkreettisesti. Huolehdi, että yrityksen tärkeät ja vähän kepeämmätkin uutiset ovat ajan tasalla ja helposti kaikkien saatavilla.

Fiksu esihenkilö tai viestinnän asiantuntija huomioi etänä työskentelevät tiimiläiset ajoittain myös henkilökohtaisilla viesteillä tai puheluilla. Tuottavan työn suuntaviivojen ja aikataulujen sopimisen lisäksi on hyvä välillä kysellä kuulumisia puolin ja toisin.

4. Keskitä viestit yhteen sovellukseen

Jatkuva ilmoitusten kilahtelu ei tee hyvää keskittymiselle. Voit vähentää eri sovellusten sekamelskaa, mutta käyttää silti työssäsi eri ohjelmistoja niin kuin näet parhaaksi. Miten se onnistuu?

Tee näin: Luo selkeä ja visuaalisesti kiinnostava viesti haluamassasi ohjelmistossa. Lähes mikä tahansa yleisesti käytössä oleva järjestelmä käy erinomaisesti. Älä jaa dokumentteja avattavaksi eri sovelluksissa, vaan vain yhdessä keskitetyssä kanavassa eli cNow-sovelluksessa. Kaikki tärkeät tiedotteet ovat nyt yhdessä paikassa, eikä vastaanottajien tarvitse avata muita sovelluksia.

5. Laadi ohjeistus viestintäkanavien käyttöön

Yksi vastaa viesteihin heti, toinen selaa viestit läpi pari kertaa viikossa. Jokainen toimii tyylillään – ja juuri siksi sähköpostin, intran, pikaviestimien ja muiden kanavien pelisäännöistä kannattaa sopia mahdollisimman selkeästi.

Kun kaikki tietävät, mikä asia kuuluu mihinkin viestintäkanavaan, miten siellä toimitaan ja mihin kellonaikaan viesteihin ei enää tarvitse reagoida, viestintä helpottuu ja työntekijöiden stressi vähenee. Kaikkien osapuolten elämää helpottaa myös viestintäsovellus, joka näyttää eri kanavien viestit nopeasti yhdellä vilkaisulla.